Использование личного автомобиля в служебных целях в Польше – как и на каких условиях можно использовать личный автомобиль, который используется в рабочих целях? Этот вопрос задают многие наши читатели и мы решили посвятить этому немного времени, объяснив как и что происходит.
Затраты, связанные с эксплуатацией собственного автомобиля, который используется в рабочих целях в Польше могут быть отнесены на затраты предприятия. Однако, чтобы это было возможно, должен вестись учет пробега автомобиля (ewidencja przebiegu pojazdu), в способ, который описан в законе о налоге на прибыль для физических лиц и юридических лиц. Отсутствие ведения учета пробега автомобиля делает невозможным отчисление эксплуатационных затрат на затраты предприятия.
Учет пробега автомобиля (ewidencja przebiegu pojazdu)
Этот учет является стандартной формой учета пробега автомобиля, который не является основным средством предприятия, но между тем используется в служебных целях. Следует так же помнить, что в таком учете можно указывать только те километры, которые были непосредственно истрачены в служебных целях, поездки, которые были выполненные с целью ведения хозяйственной деятельности. Тут не будет лишним упомянуть о art. 22 ust. 1 закона о PIT, который говорит о том, что любые затраты, которые мы учитываем как расходы, должны иметь непосредственную связь с источником приходов, говоря проще – все что вы хотите отнести на затраты, должно быть связано с деятельностью, которая ведет к получению вами (вашей фирмой в Польше) прибыли. Затраты на топливо, которое было использовано для частных поездок не могут быть отнесены в затраты. Именно в этих целях, дабы установить фактический пробег автомобиля связанный с рабочими поездками, фирма обязана вести учет пробега автомобиля за каждый месяц. Записи, которые касаются учета пробега вносятся ежемесячно и учет происходит по нарастающей.
Затраты на использование личных автомобилей ограничены так называемой километровой, согласно которой в расходы можно бросить только сумму, которая равна количеству километров согласно учету, умноженную на ставку за один километр пробега, которая оговорена в соответствующих законодательных актах (Распоряжение Министра Инфраструктуры от 25 марта 2002 года, который касается использования личных автомобилей в служебных целях, которые в свою очередь не являются собственностью фирмы).
Ставка для личного автомобиля меняется, в зависимости от объема двигателя:
- при объеме двигателя до 900см3 – 0,5214zł,
- при объеме двигателя выше 900см3 – 0,8358zł.
Обязанность вести учет пробега касается:
- личных автомобилей, которые принадлежат предпринимателю (совладельцу фирмы);
- автомобилей, которые используются на основании договора найма;
- автомобилей сотрудников, которые используются для служебных поездок;
- Автомобилей “на замену”, полученных во временное пользование от страховой компании;
Только в некоторых случаях налогоплательщики могут не вести такой учет:
- если автомобиль используется на основании договора лизинга;
- если это грузовой автомобиль, который используется в деятельности фирмы;
Как выглядит форма ведения такого учета, можно посмотреть ВОТ ТУТ, а обязанность вести такой учет лежит на человеке, которые непосредственно использует транспортное средство, работодатель же со своей стороны в конце каждого месяца должен подтвердить пробег автомобиля, подписав вышеприведенную форму. Данные о поездках должны вписываться в документ после их проведения, после каждой служебной поездки.
Как мы знаем (или уже знаем), от начала 2013 года убрали требование, которое обязывало предпринимателей в обязательном порядке указывать на счетах-фактурах регистрационный номер автомобиля. Однако, в фирмах, в которых используется больше одного автомобиля, будет весьма неплохо побеспокоиться о наличии такой информации на документах. В бухгалтерской практике можно это сделать даже собственноручно (просто написав на счете-фактуре номер автомобиля, которого она касается).
На затраты можно отнести следующие затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля:
- Покупка топлива,
- Оплаты за паркинг, а так же за проезд по автострадам,
- Оплаты на страхование автомобиля,
- Ремонты и стоимость запчастей,
- Техосмотры и сервисные услуги.
Вместе с тем, затраты, целью которых является тюнинг автомобиля не можно отнести на затраты предприятия, поскольку они не связаны с его текущей эксплуатацией. Как пример, нельзя отнести на затраты предприятия установку газа на машину или монтаж навигационной системы.
Просто для справки – возмещение НДС от закупленного топлива для личных автомобилей происходит по ставке 50%, что значит что возмещается только 50% от начисленного НДС, в отличии от грузовых автомобилей, где возмещаются все 100%. Ходят слухи, что если вести учет километровки для автомобиля, который является основным средством фирмы, то можно отчислять все 100%, но налоговая искренне морозится на эту тему, а мы в нашей практике этот вариант не проверяли, потому не можем ответить является ли он жизнеспособным.